¿Qué es la integración de sistemas?

El término integración de sistemas está relacionado con la manera de gestión y organización que tienen las distintas empresas públicas y privadas. Debido al constante cambio y evolución que sufren sus departamentos y subsistemas de información, trabajo o transmisión de datos, cada vez es más necesario que todos trabajen bajo un mismo procedimiento que los integre todos, que ayude a aumentar la eficiencia y productividad, así como a conseguir de una manera más rápida y eficaz sus objetivos estratégicos y empresariales.

Según la Asociación Española de Calidad, la integración de sistemas se define como el conjunto de elementos relacionados o que interactúan que permiten implantar y alcanzar la política y los objetivos de una organización, en lo que se refiere a aspectos diversos como pueden ser los de calidad, medio ambiente, seguridad y salud, u otras disciplinas de gestión.

Si se tuviera que realizar una definición más informal y pragmática, la integración de sistemas consiste en el procedimiento de enlazar distintos subsistemas o elementos en un gran sistema o conjunto que actúa como un solo.

¿Cuáles son los objetivos de la integración de sistemas?

Mejora en la productividad

Este es el principal objetivo que las organizaciones se fijan en todas las dimensiones, áreas y procesos. El hecho de tener todas las pequeñas partes que forman la empresa organizadas, interconectadas e integradas en una más grande supone una avalancha de productividad y, como bien es sabido, la productividad es beneficiosa para todos los estratos de una empresa (directivos, inversores, trabajadores…).

Excelencia en todas las operaciones

No existe ninguna empresa alrededor del mundo que cuente con áreas, departamentos o procesos totalmente independientes entre sí. Todo lo que suceda a una o varias partes, afecta a todo el proceso. Cada fracción lleva consigo una operación para que el producto o servicio llegue finalmente al consumidor o cliente. Por lo tanto, a mayor excelencia en cada operación de cada parte o fase, mayor excelencia del proceso completo.

Tipos de integración de sistemas

• Integración vertical.
• Integración horizontal.
• Integración en estrella.
• Integración con formato de datos común.

Ventajas de la integración de sistemas

Las ventajas más destacadas de una correcta integración de sistemas son:

Eficacia y eficiencia en la gestión

Tanto a nivel equipo, como a nivel individual. La comunicación mejora y con ello el enfoque a resultados beneficiosos, tanto para el cliente final como para la empresa en general.

Ahorro de recursos

No sólo económicos, sino de tiempo y humanos. Económicos en cuanto a desperdicio de dinero en fases, departamentos o áreas que estancan y enquistan todo el proceso de producción de un producto o servicio y, como consecuencia, lo encarecen. De tiempo en cuanto a malgasto de horas que pueden destinarse a formación o a reducción de jornadas laborales. Y finalmente, humanos en cuanto a satisfacción y sensación de realización a todos los trabajadores de una empresa.

Disminución de la documentación

Si hay algo que ralentiza los procesos y desespera a los trabajadores de una organización es la burocracia. La integración de sistemas es el mayor enemigo de la burocracia y de las grandes cantidades de documentación que se originan como parte del proceso de creación de un producto o servicio. Por lo tanto, la integración de sistemas es la mejor aliada para aquellas organizaciones que persigan reducir al mínimo o, incluso, eliminar la documentación.

Tareas y cometidos mejor distribuidos entre el personal

Una empresa correctamente organizada, integrada e interconectada es capaz de distribuir mejor las tareas de sus trabajadores, lo que repercutirá positivamente en su percepción en cuanto a su posición en la empresa.

Decrecimiento en el surgimiento de errores

Desarrollar una integración de sistemas en una empresa no significa que no vayan a seguir cometiéndose errores. Sin embargo, esto proporcionará una mayor capacidad para solventarlos sin que tenga un coste económico importante.

Desventajas de la integración de sistemas

Por otro lado, no hay que olvidar algunas desventajas:

Resistencia al cambio y a las novedades

Los nuevos sistemas, tecnologías y métodos de trabajo que traen consigo la alta digitalización y robotización del entorno empresarial despierta una cierta reticencia en algunos sectores industriales (especialmente los más tradicionales) por parte tanto de directivos como de trabajadores. Es cuestión de tiempo que la población sea consciente de las altas ventajas que ofrece la integración de sistemas en las empresas. La principal de ellas será que determinadas tareas pesadas desaparecerán para los operarios y estos podrán especializarse en otras que conlleven mejores salarios. Así mismo, los directivos e inversores verán cómo se reducen costes y aumentan los beneficios.

Alta inversión inicial

Sea cual sea el tipo de integración que las empresas implementen, esto supone una gran inversión inicial en plantilla especializada, tecnología y herramientas de la información, sistemas y dispositivos, formación para los empleados…

Demanda de sistemas fuertes de seguridad

Todo lo que está interconectado y presente en la red, está expuesto a posibles hackeos. Al tener una interconexión tan fuerte y estrecha, en la que están expuestos los distintos módulos, procesos, datos o información sensible de una organización, la integración de sistemas exige una protección y seguridad que eviten fugas de información y posibles intrusiones no deseadas.

Posibles duplicidades

No hay que olvidar que los sistemas de integración se realizan por mecanismos, herramientas y softwares diseñadas y manejadas por seres humanos. A pesar de que esta metodología de gestión y organización surgió para eliminar y evitar duplicidades en procesos de las empresas, es inevitable que precisamente, al implementarse, surjan algunas de ellas (especialmente en las grandes corporaciones).