¿Qué es la optimización de recursos?

Aunque es un término muy empleado en el vocabulario empresarial, todavía existe un poco de desconocimiento sobre en qué consiste la optimización de recursos de una organización, de dónde viene y qué métodos pueden utilizarse para conseguir esto. Aquí te ofrecemos un breve resumen para que te familiarices y conozcas este concepto.

En primer lugar, debemos de entender que la palabra optimizar, según la RAE, significa “buscar la mejor manera de realizar una actividad”. Por lo tanto, podemos extraer de esta definición que el objetivo de toda empresa es buscar la mejor manera de producir sus productos o servicios. ¿Cuál es el mejor modo de producir? Reducir costes, aumentar la productividad, la rentabilidad y el número de clientes, entre otras cosas.

¿Cómo pueden las empresas lograr estos objetivos? Utilizando de la manera más eficiente los recursos de los que disponen (financieros, materiales, tecnológicos y humanos) La optimización de recursos no se enfoca tanto en el resultado sino en el proceso y, dado que todos los recursos están sometidos a un proceso, a todos ellos se les puede aplicar la optimización de recursos. Esto entra dentro de la disciplina empresarial del BPM o Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio) que se fundamenta y enfoca en la mejora continua de la gestión de los procesos de una empresa u organización.

Metodologías para la optimización de recursos

Aunque hay muchas disciplinas aplicables a estos dos objetivos, las más importantes y más utilizadas alrededor del mundo son las siguientes:

Six Sigma:

El Six Sigma fue desarrollado por el ingeniero Bill Smith e implementado por primera vez a finales de la década 80 en el sector automovilístico. Esta metodología se centra en analizar cada parte del proceso y reducir de manera notoria los fallos que puedan producirse a lo largo de éste y que alejan a la empresa de los objetivos establecidos. Técnicamente hablando, el método Six Sigma controla el rendimiento mediante la reducción de la variabilidad en los procesos de la empresa.

Teniendo en cuenta la desviación estándar, se establecen unos límites de especificación. Los límites de especificación son los valores mínimos y máximos que un valor puede tener para que se cumplan las expectativas del cliente. El Six Sigma se da cuando existen 6 desviaciones estándar de la media, lo que da como resultado que sólo se produzcan 3,4 fallos por 1.000.000 en el proceso de producción, desde que se fabrica el producto hasta que llega a manos del consumidor.

¿Cuál es la receta del Seis Sigma que garantiza la optimización de los recursos?
Los ingredientes se resumen en las siglas DMAIC (Definición, Medición, Análisis, Mejora y Control).

1. Definición del problema como base de todo
2. Medición del funcionamiento del problema (tiempos que toma, recursos que consume…)
3. Análisis de las causas del problema (la raíz del problema ayuda a encontrar la solución)
4. Mejorar el problema: se aprende siempre más del problema y del obstáculo.
5. Controlar y tomar medidas para garantizar la corrección del problema. No basta con saber detectarlo, también hay que saber solucionarlo.

Lean Manufacturing:

Podríamos calificar al Lean Manufacturing como una filosofía que se centra en la eficiencia en los tiempos del sistema de producción. El objetivo es, sobre todo, la eliminación de todos los elementos innecesarios que no aportan y restan valor al proceso de producción de un producto o servicio. Con esto, se consiguen mejores resultados en la productividad.

Las claves en las que se fundamenta esta filosofía son la eficiencia, donde entra en juego la optimización de los recursos, la efectividad a la hora de satisfacer las necesidades de los clientes y la innovación, que motiva a los trabajadores de las organizaciones a saber detectar los problemas y remediarlos a tiempo.

¿Qué principios rigen la filosofía Lean Manufacturing?

1. Hacerlo bien a la primera y evitar que el proceso productivo se interrumpa.
2. Eliminar acciones que no añadan valor: menos es más.
3. Progreso continuo para que el resultado sea cada vez mejor.
4. Enfoque pull y así atraer al consumidor hacia la empresa.
5. Flexibilidad: un proceso más flexible se adapta mejor a los cambios e imprevistos
6. Colaboración con los proveedores (elemento imprescindible en el proceso de producción)
7. Cambio en la orientación de la venta. No centrarse en ofrecer productos o servicios a los clientes, sino soluciones.

Con el tiempo, estas dos metodologías se han conjugado y han originado algo más complementario llamado el “Lean Six Sigma”, que se centra en los tiempos y en la calidad de la producción combinando los principios de ambas filosofías.

Método Kaizen:

Proveniente del Japón de la década de los 50, esta teoría que literalmente significa “cambio (KAI) a mejor (ZEN)” se enfoca en los pequeños y continuos cambios del día a día para lograr un gran cambio final. A diferencia de las anteriores, que son más técnicas, este método no solo se puede aplicar al ámbito empresarial, sino a todos los aspectos de la vida (personal, social…)

Los principios básicos de la filosofía Kaizen son:

1. Cuestionarse siempre a uno mismo. Aunque funcionen los procesos, es imprescindible cuestionarlos siempre para mejorarlos.
2. La meta no es la perfección, sino la mejora continua.
3. Localizar el origen de los problemas. Como se ha mencionado anteriormente, es la base de todo proceso de optimización de recursos.
4. Resolver el problema lo antes posible. Cuando antes se solucione, antes podrá continuar el proceso productivo mejorado.
5. Categorizar y jerarquizar la transición: no todo es urgente y no todo es importante.
6. Implicar a todos los miembros de la organización, desde el más alto cargo al peón de almacén.